Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Inaczej planuje się rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego kopiowanie gotowego schematu może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć ramy czasowe wydarzenia, organizację transportu oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Lokalizację dobrze analizować pod kątem dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Trzeba przewidzieć też rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Część programu wymaga bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a później analizuje dostępnych wykonawców. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy sprzątanie. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Bez takiego ustalenia łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Dlatego plan awaryjny nie jest dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Przydatne okazuje się posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Znacznie ważniejsze są funkcjonalna lokalizacja, realistyczny harmonogram i przemyślany plan awaryjny. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+